Cafetariaregeling woon-werkverkeer PO - Informatie

Uitruilen reiskostenvergoeding woon-werkverkeer tegen eindejaarsuitkering(en)

De werkgever streeft er naar om zijn werknemers in de gelegenheid te stellen keuzes te kunnen maken uit een flexibel pakket arbeidsvoorwaarden. Zo’n flexibel pakket of onderdelen daarvan worden vaak aangeduid als “cafetariaregeling”. Hierbij kunnen werknemers kiezen of zij hun salaris of salariscomponenten zoals de eindejaarsuitkering willen uitruilen tegen andere zaken waar individueel behoefte aan bestaat. Voorbeelden daarvan zijn het Fietsplan en de Vakbondscontributie.
De werkgever heeft aan zijn flexibel pakket arbeidsvoorwaarden een regeling toegevoegd voor het verkrijgen van een (extra/aanvullende) onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. De werkgever beoogt met het invoeren van deze regeling voor zijn werknemers een betere vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer te realiseren dan de vergoeding die de werknemer nu ontvangt op grond van zijn cao, zonder dat dit voor de werkgever tot (aanzienlijke) extra uitgaven leidt.

Voor wie is de regeling van toepassing?
De cafetariaregeling woon-werkverkeer is van toepassing voor degenen die in het huidige kalenderjaar:
hiervoor (nog) geen vergoeding hebben ontvangen van tenminste € 0,21 per kilometer èn
recht hebben op eindejaarsuitkering en bij deze nog niet is uitbetaald.

Hoe is de vergoeding voor woon-werkverkeer geregeld in de cao PO?
De vergoeding voor woon-werkverkeer conform de cao PO wordt uitbetaald volgens een tabel. Deze tabel is gebaseerd op € 0,12 per kilometer heen en € 0,12 per kilometer terug, waarbij de eerste 7 kilometer niet worden vergoed.

• Dus bij een reisafstand (enkele reis) van 8 kilometer wordt er per dag slechts 2 keer (heen en terug) 1 kilometer á € 0,12 vergoed.
  Als de reisafstand meer is dan 21,5 kilometer, wordt voor het meerdere geen vergoeding verstrekt. Wanneer het vervanging betreft, dan geldt bij een reisafstand hoger dan 21,5 kilometer een hogere vergoeding tot een reisafstand van 34,5 kilometer.
• De maximale vergoeding bij 5 werkdagen per week = € 78,80.
  De vergoeding woon-werkverkeer blijft gewoon van kracht, omdat de cafetariaregeling hier een aanvulling op is.

Wat houdt de regeling in?
De kern van de cafetariaregeling is, dat de werknemer kan profiteren van een onbelaste vergoeding van € 0,21* per kilometer (met een maximum van 75 km enkele reis). De onbelast ontvangen vergoeding voor woon-werkverkeer conform de cao wordt hierop in mindering gebracht. Het saldo dat ontstaat wordt als een aanvullende vergoeding uitbetaald, indien de werknemer -als tegenprestatie- voor hetzelfde bedrag wil afzien van de bruto eindejaaruitkering (=uitruilen).

• Omdat men afziet van (een deel van) een bruto eindejaarsuitkering en voor hetzelfde bedrag een netto bedrag ontvangt, krijgt men netto een hogere vergoeding. Het netto voordeel is het percentage loonheffing bijzonder tarief over het uitgeruilde bedrag. Het percentage staat op de salarisspecificatie achter 'Perc. LH bijz.tarief'. Er kan uiteraard niet meer uitgeruild worden dan aan eindejaarsuitkering wordt ontvangen.
• Het is dus altijd voordelig om de reiskostenvergoeding conform de cao te laten uitbetalen omdat dat netto wordt uitbetaald. Over de aanvulling tot € 0,21* ontvangt men alleen het fiscale voordeel.
• Als men geen recht heeft op een vergoeding volgens de cao, omdat men minder dan 7,1 kilometer reist, dan krijgt men over alle kilometers het fiscale voordeel in december. Het is niet mogelijk om de aanvulling uit te ruilen tegen andere salariscomponenten.

Nadere informatie en voorwaarden voor deelname

• Indien de reisafstand enkele reis meer is dan 75 kilometer, wordt over het meerdere geen aanvullende vergoeding berekend.
• Men dient een vaste benoeming/aanstelling te hebben of een langdurige benoeming/aanstelling die tenminste doorloopt tot en met het einde van het huidige kalenderjaar.
• Ziekte en verlofperioden van langer dan 14 dagen tellen voor het berekenen van het aantal dagen niet mee. (Er wordt dan ook niet gereisd. De normale vakantieperioden tellen ook niet mee, maar daar is bij het vaststellen van maximaal 200 dagen per jaar al rekening mee gehouden.)
• Uitgegaan wordt van een vast aantal reisdagen per week. Indien er incidenteel enkele dagen extra zijn gereisd, dan worden deze apart uitbetaald.
• Eventuele reiskosten over het voorgaande kalenderjaar die in het huidige kalenderjaar zijn uitbetaald, worden ook in mindering gebracht op de fiscaal maximale vergoeding.
  Dit is een voorschrift van de Belastingdienst.
• Door het uitruilen van de eindejaarsuitkering wordt het loon sociale verzekeringswetten verlaagd. Dit kan consequenties hebben voor een eventuele werkloosheids-, ziekte-, WAZO-, of arbeidsongeschiktheidsuitkering. Het heeft ook een (gunstig) gevolg op de inkomensafhankelijke regelingen zoals huur- en zorgtoeslag en/of tegemoetkoming studiekosten.
• Deelname heeft geen (negatieve) gevolgen voor de pensioenopbouw. Deze regeling voldoet volledig aan het besluit van de staatssecretaris van Financiën d.d. 8-9-2008 (CCP2008/1727M) o.a. omdat de regeling openstaat voor driekwart van de werknemers en omdat de verlaging van het fiscale loon tijdelijk is.

Hoe wordt de aanvullende vergoeding berekend?

• Uitgegaan wordt van maximaal 200 dagen per kalenderjaar bij een 5-daagse werkweek. Dus bij een 3-daagse werkweek wordt er uitgegaan van 3/5 x 200 = 120 dagen. Wanneer de werkdagen wijzigen tijdens het schooljaar, wordt het naar rato omgerekend. Alleen de dagen van dit kalenderjaar mogen worden meegerekend.
• Vervolgens wordt het aantal dagen vermenigvuldigd met het aantal kilometers keer 2 (heen en terug) en vermenigvuldigd met € 0,21*. Dit is het fiscaal maximale bedrag.
• De in het huidige kalenderjaar (te) ontvangen vergoeding voor woon-werkverkeer volgens de cao wordt hierop in mindering gebracht. Eventuele nabetalingen over het voorgaande kalenderjaar welke uitbetaald zijn in het huidige kalenderjaar worden ook in mindering gebracht.
• Als de uitkomst hoger is dan de nog te ontvangen eindejaarsuitkeringen wordt het daarmee gelijkgesteld.
  Men kan niet meer uitruilen dan er aan eindejaarsuitkering wordt uitbetaald. Als men ook mee doet met de cafetariaregeling voor Vakbondscontributie, wordt deze eerst in mindering gebracht op de eindejaarsuitkering, waardoor er mogelijk minder overblijft. De te ontvangen eindejaarsuitkering staat op de salarisspecificatie achter 'Recht EJU Struct' en eventueel 'Recht EJU OOP'. Maandelijks worden die rechten berekend.

Hoe kan ik mijn deelname kenbaar maken?
Op de salarisspecificatie (links onderaan kolom 'algemene gegevens') kan de medewerker controleren of hij al gebruik maakt van de cafetariaregeling. Hier staat dan 'cafetariaregeling ja'. Maakt de medewerker nog geen gebruik van de cafetariaregeling zal er op de specificatie 'cafetaria nee' staan. Op strook staat ook de reisafstand enkele reis en de werkdagen per week. Indien dit er niet staat kan de cafetariaregeling niet toegepast worden.

Voor deelname aan de cafetariaregeling woon-werkverkeer dient de werknemer zijn reiskosten woonwerk via MijnOnderwijsbureau/OSS aan te vragen (OSS/Start/declaraties/reiskosten woon-werkverkeer & cafetariaregeling), en geeft hierbij direct aan gebruik te willen maken van de cafetariaregeling.
Wanneer de medewerker uit dienst is heeft de medewerker na de laatste dag in dienst geen toegang meer tot OSS (behalve zijn salarisspecificaties). Wanneer deze medewerker nog geen reiskosten heeft gedeclareerd en/of cafetariaregeling heeft aangevraagd kan hij een deelnameformulier cafetariaregeling aanvragen door een mail met zijn naam, geboortedatum en werkgever te sturen naar info@onderwijsbureau-meppel.nl. Dan zullen wij dit alsnog met terugwerkende kracht verrekenen met de eindafrekening.

Voorbeeld berekeningen

Voorbeeld 1
Leraar A reist, het gehele kalenderjaar, 4 dagen per week. De enkele reisafstand is 15 kilometer. A krijgt maandelijks (10 keer per jaar) € 35,06 aan reiskosten en heeft als percentage loonheffing bijzonder tarief 41,95%.
Het bedrag dat aan eindejaarsuitkering zal worden uitbetaald is € 1.950,00

reisdagen per jaar 4/5 x 200= 160

fiscaal maximale bedrag 160 x 15 x 2 x € 0,21* € 1.008,00
af: reeds ontvangen reiskostenvergoeding 10 x € 35,06 € 350,60
aanvullend te betalen wegens cafetariaregeling woon-werkverkeer € 657,40

De aanvulling is lager dan de eindejaarsuitkering en mag daarom volledig worden vergoed. Tegenover de netto vergoeding staat dat er bruto € 657,40 minder aan eindejaarsuitkering wordt uitbetaald (uitgeruild). Hierdoor ontstaat een netto voordeel voor leraar A van € 657,40 x 41,95% = € 275,78 (naast de ontvangen reiskostenvergoeding).

Voorbeeld 2
Als leraar A van voorbeeld 1 slechts een reisafstand heeft van 5 kilometer en derhalve geen reiskostenvergoeding ontvangt, dan is de berekening:

reisdagen per jaar 4/5 x 200= 160

fiscaal maximale bedrag 160 x 5 x 2 x € 0,21* € 336,00
af: reeds ontvangen reiskostenvergoeding €     0,00
aanvullend te betalen wegens cafetariaregeling woon-werkverkeer € 336,00

Omdat er bruto € 336,00 minder aan eindejaarsuitkering wordt uitbetaald (uitgeruild), ontstaat een netto voordeel voor leraar A van € 336,00 x 41,95% = € 140,95.

Voorbeeld 3
Leraar B reist, het gehele kalenderjaar, 5 dagen per week. De enkele reisafstand is 39 kilometer. B krijgt maandelijks € 78,80 (10 keer per jaar) aan reiskosten en heeft als percentage loonheffing bijzonder tarief 41,95%.
Het bedrag dat aan eindejaarsuitkering zal worden uitbetaald is € 2.550,00.

Leraar B maakt ook gebruik van de cafetariaregeling vakbondscontributie voor € 195,00

fiscaal maximale bedrag 200 x 39 x 2 x € 0,21* € 3.276,00
af: reeds ontvangen reiskostenvergoeding 10 x € 78,80 €    788,00
aanvullend te betalen wegens cafetariaregeling woon-werkverkeer €  2.488,00

Het bedrag van € 2.488,00 is weliswaar lager dan de eindejaarsuitkering, maar omdat er ook € 195,00 van de eindejaarsuitkering wordt uitgeruild voor vakbondscontributie, blijft er maar € 2.550,00  – € 195,00 = € 2.355,00 over om uit te ruilen. Leraar B kan nog maar € 2.355 uitruilen voor de cafetariaregeling woon-werkverkeer. Het netto voordeel is dan € 2.355,00 x 41,95% = € 987,92 (naast de ontvangen reiskostenvergoeding en het netto voordeel voor de vakbondscontributie).

*Voor 1-1-2023 was de onbelaste vergoeding € 0,19 per kilometer.